⚡️NEU: Microsoft Teams-Schnittstelle einrichten

Mit Butlerapp besteht die Möglichkeit, dein Teams-Konto zu verknüpfen und automatisch Meetings für deine Angebote zu erstellen.

Bitte beachte, dass die Schnittstelle zu Microsoft Teams nur mit Unternehmenskonten kompatibel ist.

Du hast zwei Möglichkeiten, Online-Meetings für deine Angebote zu erstellen:

1. Teams-Besprechung

2. Teams-Webinar

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Um eine Teams-Besprechung automatisch zu generieren, gehe wie folgt vor:

Schritt 1 - Butlerapp-Account mit Microsoft Teams verknüpfen:

1. Gehe im linken Seitenmenü auf “Einstellungen” → “Video Communication Services”:

2. Wähle “Teams Meeting” aus:

3. Klicke auf “Authentifizieren” und melde dich mit deinem Admin-Konto bei Microsoft Teams an:
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Schritt 2 - Passe die Einstellungen in deinen Angeboten an, die automatisch ein Meeting erstellen:

Wähle “Teams Meeting” im Feld “Video Communication Services” aus:
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Schritt 3 - Automatisierung für Meeting-Erstellung:

Erstelle eine Automatisierung, die zum gewünschten Zeitpunkt automatisch eine Teams-Besprechung generiert und den entsprechenden Teilnahme-Link an die Teilnehmer versendet. Füge die Abbruchbedingung “Buchung ist storniert” hinzu:

Schritt 4 - Nachrichtenvorlage anpassen:

1. Gehe zum Bereich “Nachrichtenvorlagen” in Butlerapp und passe den entsprechenden E-Mail-Text für Teams-Meetings nach deinen Bedürfnissen an.
Wie du Nachrichtenvorlagen ändern kannst, lies im folgenden Artikel → hier.
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2. Verwende dabei folgenden Platzhalter {webconferenceAppointmentList}, der die Teams-Besprechung automatisch erstellt und den Link zum Meeting verschickt.

Wann wird die Besprechung in Teams erstellt?

• Die Teams-Besprechung wird automatisch zu dem Zeitpunkt angelegt, den du zuvor in deinen Automatisierungen festgelegt hast.
• Alternativ kannst du jederzeit manuell ein Meeting erstellen, indem du direkt im Angebot auf den Button „Meeting generieren“ klickst.
• Die Teams-Besprechung wird automatisch zum Kalender in Teams hinzugefügt.

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Möchtest du für deine Angebote ein Teams-Webinar erstellen, gehe dabei wie folgt vor:

Schritt 1 - Butlerapp-Account mit Microsoft Teams verknüpfen:

1. Gehe im linken Seitenmenü auf “Einstellungen” → “Video Communication Services” und wähle “Teams Webinar” aus:

2. Klicke auf “Authentifizieren” und melde dich mit deinem Admin-Konto bei Microsoft Teams an.

Schritt 2 - Mitarbeiter in Butlerapp anlegen:

Öffne in Butlerapp den Bereich “Mitarbeiter” und füge die Referenten hinzu, für die Teams-Webinare generiert werden sollen (mehr Informationen dazu hier).

Schritt 3 - Passe die Einstellungen in deinen Angeboten an:

1. Wähle “Teams Webinar” im Feld “Video Communication Services” aus.

2. Weise diesem Angebot einen Trainer oder Referenten zu, den du zuvor hinzugefügt hast:

3. Sobald alle Einstellungen im Angebot vorgenommen wurden, kannst du das Webinar über den Button „Meeting generieren“ oben rechts erstellen. Das Teams-Webinar wird automatisch zum Kalender in Teams hinzugefügt:

Wie erhalten die Teilnehmer den Link zum Webinar?

• Teilnehmer, die einen Kurs gebucht haben, werden automatisch für das Webinar in Microsoft Teams registriert und erhalten direkt von Teams eine Benachrichtigung mit einem Webinar-Link.
• Falls ein Teilnehmer seine Buchung storniert, wird auch seine Registrierung im entsprechenden Teams-Webinar automatisch aufgehoben.

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