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➤ Schritt 6: Automatisierungen
Schritt 1: Allgemein
In diesem Schritt werden Titel der Veranstaltung, Standort und maximale Teilnehmerzahl für Dein Angebot bestimmt. Die Beschreibung auf der Internetseite ist optional und kann erstmal leer bleiben. Du wirst die Möglichkeit haben, diese später noch hinzuzufügen. Lass uns mit den Kategorien beginnen.
Kategorie
Kategorien sind die Bausteine des Titels und erzeugen eine klare Struktur für die Angebote. Du kannst eine oder mehrere Kategorien einem Angebot zuordnen. Hier ist ein Schema zum Veranschaulichen, wie die Kategorien den Titel ausmachen:
So sieht es im Formular aus. Bei Bedarf kann eine oder andere Kategorie auf der Website ausgeblendet werden und nur zur internen Struktur dienen:
Außerdem kann man je Kategorie die Angebote in einer Tabelle oder in einem Buchungsformular gruppieren. Z.B. eine Tabelle mit den Kursen der Kategorie “Deutsch C1” oder ein Buchungsformular mit ausschließlich Nachmittagsangeboten. Das bietet die Flexibilität für die Angebotsdarstellung auf der Website an.
Klick hier, um mehr Infos zu den Kategorien zu finden
Die Kategorien werden durch einen Klick auf “+Kategorie”-Button hinzugefügt. Die Reihenfolge im Titel wird im entsprechenden Feld bestimmt:
Die Übersicht aller erstellten Kategorien befindet sich im linken Seitenmenü unter Einstellungen → Veranstaltungskategorien:
Standort
In diesem Feld wird standardmäßig der Ort ausgewählt, der als Rechnungsadresse unter Einstellungen → Adressen hinterlegt ist:
Wenn Du einen neuen Ort anlegen möchtest, klicke auf den Namen des Standortes und wähle die Option “+Standort” aus:
Tipp: Wenn Dein Angebot digital ist, kannst Du einen Ort “Online” hinterlegen.
Max. Teilnehmerzahl
Maximale Teilnehmerzahl ist standardmäßig auf 30 gesetzt. Ändere die Anzahl nach Bedarf.
Tipp: Wenn Dein Angebot keine Teilnehmerbegrenzung hat, tippe eine große Zahl in das Feld ein, z.B. 10000.
Beschreibung (u.A auf der Internetseite)
Dieses Feld ist optional. Hier kannst Du die Informationen zu diesem Angebot mitteilen, z.B. Ein- und Abreise, Terminliste bei mehrtägigen Veranstaltungen, Inhalte des Kurses usw.
Tipp: Wenn Du eine Beschreibung bei einer Kategorie bereits hinzugefügt hast, werden die Texte aus den beiden Beschreibungsfeldern auf der Website sichtbar.
Schritt 2: Termine
Hier bestimmst Du die Terminart Deines Angebots und legst genaue Tage und Uhrzeiten an. Unten findest Du detaillierte Erklärungen zu jeder verfügbaren Terminart.
Tipp: Wenn Dein Angebot an mehreren nacheinander folgenden Tagen stattfindet und die Uhrzeiten an allen Tagen gleich sind, lese über Terminreihe.
Wenn es an mehreren Tagen stattfindet, aber mit Lücken dazwischen, oder die Uhrzeiten sind unterschiedlich je nach Tag in einer Terminreihe, lese über benutzerdefinierte Terminart.
Einzeltermin
Diese Option passt, wenn Dein Angebot an einem bestimmten Tag stattfindet. Trage unten das Datum und die Start- und Enduhrzeiten ein:
Terminreihe
Die Terminreihe passt, wenn Dein Angebot an mehreren nacheinander folgenden Tagen stattfindet und die Uhrzeiten an allen Tagen gleich sind. Trage unten Anfangs- und Enddatum sowie die Uhrzeiten ein:
Benutzerdefiniert
Benutzerdefinierte Terminart ist eine richtige Wahl, wenn Du die Termine frei bestimmen möchtest. Die meist üblichen Situationen sind:
Eine Terminreihe mit nacheinander folgenden Tagen, aber unterschiedlichen Uhrzeiten je nach Tag
Lege in diesem Fall die Tage als Einzeltermine an, indem Du jeden Tag mit dem Plus-Button unten hinzufügst:
Eine Terminreihe, wobei die Tage nicht nacheinander folgen
Lege die Tage als Einzeltermine an, indem Du jeden Tag mit dem Plus-Button unten hinzufügst:
Eine Terminreihe, wobei die Termine jede Woche an gleichen Tagen stattfinden
Lege die Termine als eine Terminanzahl an, wobei Du den Anfangstag, die Anzahl an Terminen und Wochentage bestimmst:
Terminvereinbarung
Diese Terminart passt, wenn Deine Teilnehmer für sich selbst einen Tag und eine Uhrzeit auswählen sollen, z.B. bei Beratungsstunden. Hier bestimmst Du die Öffnungs- und Schließzeiten, sowie die Buchbarkeit der Termine:
In diesem Artikel erfährst Du, wie Du eine Terminvereinbarung konfigurieren kannst.
Ohne Termine
Diese Option ist für Angebote ohne Termine gedacht, z.B. für digitale Produkte, Gutscheine oder Angebotsanfragen.
Schritt 3: Preise
In diesem Schritt bestimmst Du die Preise für das Angebot oder markierst es als kostenfrei. Wenn Dein Angebot nicht kostenlos ist, dann lese über Einzelpreis (nur ein Preis) oder über benutzerdefinierte Preise (mehrere Preise, Frühbucher-Rabatte, Mengenrabatte o.Ä.).
Einzelpreis
Diese Option passt perfekt, wenn Dein Angebot nur einen Preis hat. Bestimme nur den Wert, den Steuersatz und die Anzahlung in Prozent.
Tipp: Standardmäßig ist der Euro als Währung festgelegt, mit einem Steuersatz von 19 %. Wenn Du diese Standardeinstellungen ändern möchtest, wende Dich bitte an Deinen/Deine Ansprechpartner/-in.
Benutzerdefiniert
Wähle diese Option, wenn Dein Angebot mehrere Preise hat. Hier ist eine Liste der meist vorkommenden Situationen:
- Mehrere Preise
Dein Angebot hat mehrere Preise, z.B. für Erwachsene und für Kinder. Die Preise hängen nicht von der Anzahl der Personen ab oder von der Zeit. In diesem Fall füge die Preise nach einander mit dem Plus-Button, der Steuersatz ist per Preis zu bestimmen:
Unter kannst Du die Anzahlung in Prozent konfigurieren:
- Standardpreise und rabattierte Preise (inkl. Frühbucher-Rabatt)
Dein Angebot kann neben den Standardpreisen auch rabattierte Preise enthalten, wie z.B. Osterpreise, Frühbucher-Preise o.Ä., die zeitabhängig sind. In diesem Fall lese die Anleitung zu Frühbucher-Rabatte hier.
- Mengenrabatte
Wenn Du die Mengenrabatte Deinen Teilnehmern anbieten möchtest, lese gerne die Anleitung zu Mengenrabatte hier.
Wenn Du mehr über die Bedeutung der Felder für Preise erfahren möchtest, lese gerne diesen Artikel.
Kostenfrei
Diese Option ist für kostenlose Angebote gedacht. Dabei kommt man im Formular zum Zahlungsschritt nicht, keine Rechnungen werden erstellt.
Schritt 4: Formular
In diesem Schritt legst Du die grundlegenden Einstellungen für das Buchungsformular fest. Er umfasst drei Sektionen, die jeweils unterschiedliche Aspekte des Formulars steuern. Schauen wir sie uns der Reihe nach an.
Wer soll die Daten angeben?
Diese Sektion steuert, wer die Daten in einem Buchungsprozess eingeben muss:
- Alle Teilnehmenden
Das ist nur dann relevant, wenn bei Dir Gruppen buchen können – also mehr als eine Person gleichzeitig. Dabei werden die Daten aller Teilnehmenden erfasst.
- Nur Hauptperson
Bei Gruppenbuchungen wird hier nur die buchende Person nach ihren Daten gefragt. Von den anderen Teilnehmenden werden keine Informationen abgefragt.
- Nur Rechnungsadresse
In diesem Fall werden keine Daten der Teilnehmenden abgefragt. Hier muss man nur die Rechnungsadresse und eine E-Mail für den Rechnungsversand angeben. Dabei wird der Teilnehmer-Schritt im Buchungsformular nicht angezeigt.
Wer soll die Rechnung erhalten?
Hier kannst Du festlegen, wer die Rechnung für das gebuchte Angebot erhalten muss. Es gibt vier Konfigurationen:
- Teilnehmer erhält üblicherweise die Rechnung
Normalerweise bucht man das Angebot für sich selbst, kann aber auch für eine andere Person buchen. Im Rechnungsempfänger-Schritt werden die Daten der teilnehmenden Person automatisch aus dem Teilnehmer-Schritt übernommen:
- Teilnehmer und Rechnungsempfänger sind üblicherweise unterschiedlich
Standardmäßig bucht man eine andere Person ein, kann aber für sich selbst auch buchen. Das ist nützlich, wenn Dein Angebot z.B. meistens von den Firmen für ihre Mitarbeitende gebucht wird:
- Teilnehmer erhält immer die Rechnung
Man kann das Angebot nur für sich selbst buchen. Die Schritte “Teilnehmer” und “Rechnungsempfänger” werden im Buchungsformular zusammengelegt:
- Teilnehmer und Rechnungsempfänger sind immer unterschiedlich
Man kann das Angebot nur für eine andere Person buchen. Es gibt keine Möglichkeit, die Rechnung selbst zu erhalten. In diesem Fall verschwindet das Kästchen für einen abweichenden Rechnungsempfänger aus dem Buchungsformular:
Welche Daten sollen erfasst werden?
In dieser Sektion kannst Du bestimmen, welche Abfragefelder im Teilnehmer-Schritt erscheinen. Mit einem Häkchen aktivierst Du die entsprechenden Felder im Formular:
Du kannst auch eigene Felder anlegen und für Dein Angebot aktivieren. Mehr dazu findest Du in diesem Artikel.
Schritt 5: Einstellungen
Das ist ein Schritt, in welchem Du verschiedene Erweiterungen für Dein Angebot konfigurieren kannst. Standardmäßig sind alle Optionen abgewählt. Du kannst daher nur die aktivieren, die Du brauchst. Lass uns genauer anschauen, was sie bedeuten.
Details zum Angebot
In dieses Feld gehören kurze Hinweise oder Extras zu Deinem Angebot – idealerweise nicht länger als 4–5 Wörter. Diese Infos können im Angebotstitel oder in der Übersichtstabelle auf der Website angezeigt werden. Typische Beispiele sind “Frühstück inkl.”, “Arbeitsbuch gratis” oder “Eingang über Innenhof”.
Warteliste
Du kannst eine Warteliste für Dein Angebot konfigurieren. Sobald das Angebot voll ist, wird man eine Möglichkeit haben, sich auf die Warteliste zu setzten. Mehr zur Konfiguration einer Warteliste lese gerne in diesem Artikel.
Stornobedingungen
Standardmäßig ist das Angebot nicht stornierbar. Wenn Du Deinen Teilnehmenden die Möglichkeit geben möchtest, die Buchung selbst zu stornieren, stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung:
- Immer stornierbar
- Stornierbar vor Tagen
Wenn Du die selbstständige Stornierung ermöglichst, achte darauf, dass die Buchungs Für eine einfache und effiziente Terminplanung empfehlen wir unsere Kursverwaltung.