Effizienter Einlass: Ihre kostenlose Gästeliste-Vorlage für Events

Ob Konzert, Festival oder exklusive Party – ein reibungsloser Einlass ist entscheidend für das Gästeerlebnis. Eine klar strukturierte Gästeliste ist dabei unverzichtbar. Sie hilft dem Personal, den Überblick zu behalten, beschleunigt den Check-in-Prozess und sorgt von der ersten Minute an für einen professionellen Eindruck Ihrer Veranstaltung.

Damit Sie sich voll auf Ihr Event konzentrieren können, haben wir eine universelle Vorlage für Gästelisten erstellt, die Sie sofort nutzen können. Laden Sie sich das Muster einfach kostenfrei als PDF für den Ausdruck, als Word-Datei zur individuellen Anpassung oder als Excel-Tabelle für die digitale Nutzung herunter.

Was gehört auf eine gute Gästeliste für Events?

Für einen schnellen und fehlerfreien Abgleich am Eingang sollten auf Ihrer Liste alle relevanten Ticket-Informationen erfasst sein. Bewährt haben sich folgende Spalten:

• Name des Ticketkäufers: Ihr primärer Ansprechpartner.
• Ticket-ID oder Buchungsnummer: Zur eindeutigen Identifizierung jedes Tickets.
• Anzahl der Tickets: Wichtig für Gruppen.
• Ticketkategorie (optional): z. B. VIP, Stehplatz, Early Bird.
• Ein Feld zum Abhaken: Für den schnellen visuellen Check-in.

Unsere Vorlage enthält bereits diese Kernelemente. Sie können die Word- und Excel-Versionen mühelos erweitern, um beispielsweise den Zahlungsstatus oder spezielle Vermerke zu erfassen – perfekt für Kongresse & Tagungen oder andere Event Tickets.

Vorlage als Word-Dokument herunterladen

Vorlage als PDF-Dokument herunterladen

Vorlage als Excel-Tabelle herunterladen

Hinweis: Diese Vorlagen sind unverbindliche Vorschläge. Die Nutzung erfolgt auf eigene Gefahr; eine Haftung wird ausgeschlossen.

Weg von der Papierliste: Die Zukunft ist ein digitales Ticketingsystem

Eine ausgedruckte Liste ist besser als nichts, aber sie ist langsam und unflexibel. Last-Minute-Käufe tauchen nicht auf, Stornierungen müssen manuell gestrichen werden und die Suche nach Namen kostet wertvolle Zeit, die schnell zu langen Warteschlangen führt.

Die smarte Alternative ist ein Event-Ticketingsystem, richtig gedacht. Statt sich mit Papierchaos und manuellen Abgleichen zu plagen, digitalisieren und automatisieren Sie den gesamten Prozess mit einer Software wie Butlerapp.

Ein modernes Ticketingsystem ist Ihre vollumfängliche Lösung für ein erfolgreiches Eventmanagement:

• 24/7 Ticketbuchung & Online-Zahlung: Verkaufen Sie Tickets rund um die Uhr. Ihre Gästeliste aktualisiert sich bei jeder Buchung automatisch in Echtzeit.
• Mehr Umsatz generieren: Nutzen Sie Tools wie Gutscheine, Rabatte oder Upselling (z. B. für Merchandise oder Getränke-Voucher), um Ihre Einnahmen zu maximieren.
• Zentrale Verwaltung: Behalten Sie alle Buchungen und Kunden im Handumdrehen im Blick – jederzeit und überall abrufbar.
• Digitales Rechnungswesen: Sparen Sie sich die Buchhaltung. Rechnungen werden digital, automatisch und gesetzeskonform erstellt.
• Schneller QR-Code-Einlass: Der digitale Check-in per Scan-App verhindert Warteschlangen und Betrug.

Verabschieden Sie sich von ausgedruckten Listen und bieten Sie Ihren Gästen ein nahtloses Erlebnis – vom Ticketkauf bis zum schnellen Einlass.