Sicherheit & Organisation im Camp: Ihre kostenlose Teilnehmerliste

Als Veranstalter von Freizeitaktivitäten & Camps tragen Sie eine besondere Verantwortung. Eine lückenlose und detaillierte Teilnehmerliste ist hier weit mehr als nur ein Organisationsinstrument – sie ist ein zentrales Sicherheits-Tool. Sie stellt sicher, dass Sie im Notfall sofort alle wichtigen Informationen zur Hand haben, von Kontaktpersonen bis hin zu medizinischen Hinweisen.

Um Ihnen zu helfen, diese Verantwortung professionell zu managen, haben wir eine umfassende Vorlage für Teilnehmerlisten entwickelt. Laden Sie sich das Muster kostenfrei herunter und passen Sie es an die Bedürfnisse Ihres Feriencamps, Sportcamps oder Ihrer Freizeitaktivität an – verfügbar als PDF, Word- und Excel-Datei.

Checkliste: Was auf keiner Camp-Teilnehmerliste fehlen darf

Gerade bei der Betreuung von Kindern und Jugendlichen sind detaillierte Informationen unerlässlich. Eine gute Teilnehmerliste für Camps sollte daher folgende Felder beinhalten:

• Name und Alter des Teilnehmers: Für die korrekte Zuordnung und altersgerechte Betreuung.
• Notfallkontakt: Name und Telefonnummer der Erziehungsberechtigten.
• Wichtige medizinische Informationen: Allergien, Unverträglichkeiten, notwendige Medikamente.
• Erlaubnisse: z. B. „Darf schwimmen“, „Darf fotografiert werden“.
• Feld für den täglichen Check-in/Check-out: Zur lückenlosen Dokumentation der An- und Abwesenheit.

Unsere Vorlage bietet eine solide Basis, die Sie in der Word- und Excel-Version ganz einfach um diese oder weitere spezifische Felder für Ihr Camp erweitern können.

Vorlage für Camps als Word-Datei (.docx)

Vorlage für Camps als PDF-Datei (.pdf)

Vorlage für Camps als Excel-Tabelle (.xlsx)

Hinweis: Diese Vorlagen sind unverbindliche Muster zur Orientierung. Die Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko; eine Haftung ist ausgeschlossen.

Der nächste Schritt: Von der Excel-Liste zur smarten Campsoftware

Excel-Listen und Klemmbretter sind ein Anfang, doch bei der dynamischen Organisation von Camps stoßen sie an ihre Grenzen. Die Verwaltung von Anmeldungen, die manuelle Übertragung von wichtigen Gesundheitsdaten und die Koordination von Zahlungen sind zeitaufwendig, unübersichtlich und fehleranfällig.

Die moderne und sichere Alternative ist eine Campsoftware, richtig gedacht. Ein System wie Butlerapp ist nicht nur eine digitale Teilnehmerliste, sondern das Herzstück Ihrer gesamten Camp-Organisation.

Stellen Sie sich vor, Eltern könnten ihre Kinder jederzeit anmelden und alle relevanten Daten sicher digital übermitteln. Mit Butlerapp wird dies zur Realität:

• 24/7 Online-Buchung & Online-Zahlung: Eltern buchen und bezahlen bequem von zu Hause aus. Ihre Teilnehmerlisten füllen sich automatisch mit allen wichtigen Informationen.
• Mehr Umsatz: Steigern Sie Ihre Einnahmen durch den Verkauf von Gutscheinen, bieten Sie Geschwister-Rabatte an oder nutzen Sie Upselling für Camp-T-Shirts oder die Mittagsverpflegung.
• Mühelose Verwaltung: Sie können alle Buchungen und Kunden im Handumdrehen verwalten. Alle Daten, von Notfallkontakten bis zu Allergien, sind zentral, sicher und DSGVO-konform gespeichert.
• Automatisiertes Rechnungswesen: Sparen Sie sich die Buchhaltung. Rechnungen für Camp-Gebühren werden digital, automatisch und gesetzeskonform erstellt.

Verbringen Sie weniger Zeit mit Administration und mehr Zeit mit der Gestaltung unvergesslicher Erlebnisse für Ihre Teilnehmer.