Reibungsloses Teilnehmermanagement: Ihre Vorlage für Kongresse & Tagungen

Die Organisation von Kongressen & Tagungen ist eine komplexe Aufgabe, bei der ein professionelles Teilnehmermanagement über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Von der Akkreditierung am Einlass bis zur Ausstellung von Teilnahmebestätigungen – eine präzise und gut strukturierte Teilnehmerliste ist das Rückgrat Ihrer Veranstaltung. Sie sichert einen reibungslosen Ablauf und hinterlässt bei Gästen, Rednern und Partnern einen organisierten Eindruck.

Um Ihnen den Einstieg in ein strukturiertes Teilnehmermanagement zu erleichtern, haben wir eine umfassende Vorlage erstellt, die Sie kostenfrei herunterladen können. Wählen Sie je nach Bedarf zwischen einem anpassbaren Word-Dokument, einer sortierbaren Excel-Tabelle oder einem druckfertigen PDF.

Was gehört auf eine professionelle Kongress-Teilnehmerliste?

Bei großen Veranstaltungen wie Tagungen und Konferenzen sind mehr Details erforderlich als bei einem einfachen Kurs. Eine effektive Liste sollte daher modular aufgebaut sein und folgende Informationen erfassen:

• Vollständiger Name und Firma/Organisation: Für die Erstellung von Namensschildern und die korrekte Ansprache.
• Teilnehmerkategorie: z. B. „Besucher“, „Redner“, „Aussteller“, „Presse“.
• Ticket- oder Buchungsdetails: Gebuchte Pakete, Workshops oder Abendveranstaltungen.
• Ein Feld für den Check-in: Zum schnellen Abhaken beim Einlass.

Unsere Vorlage deckt diese Kernpunkte ab. Sie können die Word- und Excel-Versionen jedoch mühelos erweitern, um spezifische Daten wie Rechnungsadressen oder diätetische Anforderungen für das Catering zu erfassen.

Vorlage für Kongresse als Word-Datei (.docx)

Vorlage für Kongresse als PDF-Datei (.pdf)

Vorlage für Kongresse als Excel-Tabelle (.xlsx)

Hinweis: Diese Vorlagen sind unverbindliche Muster und dienen der Orientierung. Eine Haftung für die Verwendung wird ausgeschlossen.

Von der statischen Liste zur intelligenten Kongresssoftware

Excel-Listen sind ein erster Schritt, doch bei der Dynamik eines Kongresses stoßen sie schnell an ihre Grenzen. Die manuelle Pflege bei hunderten oder tausenden Teilnehmern ist extrem zeitaufwendig und fehleranfällig. Last-Minute-Anmeldungen führen zu Chaos am Check-in-Desk, und es gibt keinen zentralen Echtzeit-Überblick über die tatsächlichen Teilnehmerzahlen.

Die überlegene Alternative ist eine Kongresssoftware, richtig gedacht. Ein digitales System wie Butlerapp ist nicht nur eine Liste, sondern Ihr zentrales Steuerungsinstrument für die gesamte Veranstaltung.

Statt sich in Tabellen zu verlieren, automatisieren Sie Ihre Abläufe und gewinnen wertvolle Zeit:

• 24/7 Online-Buchung & Online-Zahlung: Bieten Sie ein professionelles Registrierungsportal, über das sich Teilnehmer jederzeit anmelden und sicher bezahlen können.
• Umsatzsteigerung durch Upselling: Verkaufen Sie zusätzlich zum Ticket auch Plätze für exklusive Workshops, das Gala-Dinner oder Partnerprogramme direkt im Buchungsprozess.
• Zentrale Verwaltung im Handumdrehen: Behalten Sie alle Buchungen und Kunden an einem Ort im Blick. Erstellen Sie mit wenigen Klicks aktuelle Teilnehmerlisten für verschiedene Sessions und wissen Sie immer genau, wer sich wo angemeldet hat.
• Digitales & gesetzeskonformes Rechnungswesen: Die Erstellung und der Versand von Rechnungen an Teilnehmer und Firmenkunden erfolgen automatisch und rechtssicher.

Professionalisieren Sie Ihr Teilnehmermanagement, minimieren Sie den Verwaltungsaufwand und sorgen Sie für ein perfektes Erlebnis bei Ihrer nächsten Tagung oder Ihrem nächsten Kongress.