Wie kann ich Dokumentvorlagen anpassen?

Michael Subach | Erstellt: 2022-12-20 | Aktualisiert: 2025-02-07

Dieser Artikel hilft dir bei den folgenden Anwendungsfällen:

💁‍♀️ In deiner Teilnehmerliste hast du Spalten, die du nicht mehr brauchst, oder umgekehrt, du hättest gerne mehr Spalten in deiner Teilnehmerliste?

💁🏽‍♀️ Deine Teilnehmerbescheinigungen müssen angepasst werden?

💁🏻‍♀️ Die Buchungsbestätigungen im Anhang müssen geändert werden?

Die Dokumentvorlagen sind WORD-Dateien, in welchen gewisse Textteile nach dem Versand abhängig vom Empfänger und vom Kurs ersetzt werden müssen (z. B.: Vor- und Nachnamen, Titel, Anreden, Kursbeschreibungen, QR-Codes etc.).

Den Zugang zu Dokumentvorlagen bekommst du unter:

https://deinbutler.veranstaltungsbutler.de**/documents_templates**

❗️Hinweis: Nur Kunden mit Systemadmin-Zugriffsrechten haben Zugang zu Dokumentvorlagen und können sie bearbeiten.

Zum Bearbeiten einer Dokumentvorlage gehe wie folgt vor:

1. Tippe in der Adresszeile https://*deinbutler***/document_templates**

2. Klicke die Dokumentvorlage, die angepasst werden soll, an und lade sie herunter:

❗Hinweis: Es ist sehr empfohlen, eine Kopie der heruntergeladenen Datei zu erstellen. Dadurch hast du im Falle von Problemen beim Hochladen der neuen Datei eine funktionierende Vorlage zur Hand, die vorübergehend genutzt werden kann.

3. Öffne die Word-Datei und führe alle notwendigen Anpassungen durch:

💁‍♀️ Beispiel: Ich möchte eine Spalte in meiner Teilnehmerliste entfernen und eine hinzufügen:
- Zum Entfernen einer Information kann sie ganz einfach gelöscht werden
- Zum Einfügen einer Information schau auf die Liste von Platzhaltern, welche dir behilflich sein können

- Zum Hinzufügen eines Texts, tippe bzw. füge ihn in die Word-Datei ein

4. Speichere die geänderte Datei und lade sie wieder hoch unter: https://*deinbutler***/documents_templates**

- Klicke auf „Bearbeiten“

- Klicke auf „-“, um die alte Vorlage zu entfernen

- Klicke auf die Wolke, um die geänderte Datei von deinem Computer hochzuladen und speichere sie

✅ Fertig!